Comprendre le back office des entreprises financières

Le back office d'une entreprise financière se compose de personnels de support s'occupant de tâches telles que les règlements, la tenue des registres et les services informatiques. Il trouve son origine dans les premiers agencements de bureau où les fonctions en contact avec la clientèle étaient à l'avant et les fonctions non en contact, comme la comptabilité, à l'arrière.

Notions de base

Le back office d'une entreprise comprend le personnel administratif et de support qui n'interagit pas avec les clients. Il prend en charge des tâches telles que les règlements, la tenue des registres, la conformité, la comptabilité et l'informatique. Dans une société financière, on distingue trois segments : le front office (ventes, marketing, service client), le middle office (gestion des risques) et le back office (administration et support).

Le back office constitue l'épine dorsale opérationnelle d'une entreprise, englobant toutes les fonctions métiers. Malgré leur présence discrète, les équipes du back office exécutent des fonctions vitales. Souvent regroupés sous l'appellation « Opérations », ces rôles permettent au personnel du front office de se concentrer sur les interactions clients.

Le back office fait partie intégrante de toute entreprise et sert aussi à définir les rôles qui ne génèrent pas directement de revenus. Le terme remonte à l'époque où les sociétés séparaient physiquement les collaborateurs en contact direct avec la clientèle à l'avant et les employés non en contact, comme les commis de comptabilité, à l'arrière.

Les rôles du back office aujourd'hui

Aujourd'hui, la plupart des fonctions de back office sont localisées en dehors du siège d'une entreprise pour réduire les coûts, souvent dans des villes où les dépenses sont plus faibles et la main-d'œuvre disponible. Les stratégies de réduction des coûts incluent aussi l'externalisation ou l'offshore, la technologie permettant le télétravail qui diminue les loyers et augmente la productivité en accédant à des talents sur plusieurs régions. Certaines entreprises encouragent le travail à distance ; par exemple, une société financière pourrait offrir une aide au logement de $500 par mois aux experts-comptables travaillant depuis chez eux, ce qui représente une économie annuelle de $6,000 comparée au coût mensuel de $1,000 d'un espace de bureau. Cependant, le passage au télétravail peut s'accompagner de salaires plus bas pour les employés transférés depuis des rôles centraux du front office.

Collaboration avec le front office

Le front office gère les interactions avec les clients, ce qui inclut l'acquisition de nouveaux clients et le service des clients existants. En revanche, le back office soutient les opérations du front office sans interaction directe avec la clientèle. Essentiellement, le « client » du back office est le front office lui‑même.

Même si le personnel du back office n'est pas en contact direct avec les clients, il collabore activement avec les équipes du front office. Par exemple, un commercial d'équipements industriels peut demander au back office des informations précises sur les stocks et les tarifs. Les professionnels du marketing immobilier travaillent souvent avec les agents commerciaux pour créer des supports attractifs. Les spécialistes IT interagissent régulièrement avec toutes les divisions de l'entreprise pour assurer le bon fonctionnement des systèmes.

Beaucoup d'étudiants en commerce issus d'universités non privilégiées considèrent souvent les postes en back office comme une manière d'acquérir de l'expérience et d'évoluer vers des postes en front office. Cependant, le travail en back office diffère sensiblement des responsabilités du front office, et à l'exception des postes de risque de crédit corporate, il peut ne pas offrir l'expérience requise pour ces transitions, bien que cela varie selon les entreprises.

Conclusion

Le back office soutient le front office en exécutant des tâches allant des opérations clients aux activités de trading de la banque. Il confirme les transactions et gère les règlements, les compensations, les enregistrements, la conformité, la comptabilité et l'informatique. Le front office s'appuie sur le back office, et leur collaboration est vitale. Dans les coulisses, le back office est crucial pour les tâches de première ligne. Pour économiser, de nombreuses sociétés financières passent au télétravail pour leurs équipes de back office. Avec la technologie permettant le travail à distance, les entreprises peuvent accéder à des talents partout et réduire les coûts de location.