Elke broker moet een aandelenregister bijhouden, een uitgebreide lijst van alle klanttransacties, bijgewerkt na iedere transactie. Nauwkeurige administratie is cruciaal in dit tijdperk waarin papieren certificaten niet meer worden uitgegeven.
Basis
Een aandelenregister is een volledige registratie van effecten die een brokerage voor haar klanten aanhoudt. Het bevat de naam van de juridische en economische eigenaars, het aantal aandelen en de locatie van alle effecten die het bedrijf bezit. Het register wordt telkens bijgewerkt wanneer een transactie wordt uitgevoerd.
Het aandelenregister uitgelegd
Hedendaagse brokerpraktijken omvatten een werkwijze waarbij aandelen worden gekocht, aangehouden en verhandeld onder de naam van de broker zelf in plaats van onder die van individuele klanten. Binnen dit systeem vervult het aandeelregister een custodiale rol en legt het de werkelijke eigenaar vast.
Deze juridische entiteit, vaak aangeduid als de uiteindelijke begunstigde, draagt de feitelijke eigendom van de aandelen, ook al staan ze formeel geregistreerd onder een andere naam, bijvoorbeeld die van de broker, zorgvuldig bijgehouden voor administratieve doeleinden.
De Securities & Exchange Commission (SEC) stelt de regels vast die het ontstaan en onderhoud van dit register reguleren. Voordat de digitale standaard op Wall Street ingeburgerd raakte, bestonden aandelen als fysieke certificaten, een praktijk uit een verleden tijdperk.
De komst van het register maakte het overbodig om fysieke certificaten aan klanten uit te reiken en luidde een tijdperk in van snelheid en efficiëntere transacties.
De regels
De basisnormen voor het bijhouden van registers wat betreft inhoud, verwerking en bewaartermijnen zijn vastgelegd in de SEC-regels 17a-3 en 17a-4. Deze voorschriften zijn bedoeld om klanten te beschermen en bevatten bepalingen voor nalevingscontroles.
De registerafdeling
Elke broker heeft een afdeling, het register, die belast is met het nauwgezet vastleggen van alle klantgerichte transacties. Elke transactie wordt zorgvuldig geanalyseerd, waarbij de afdeling vaststelt wie de houder is, het aantal aandelen bepaalt en de locatie van de bewaarplaats aangeeft.
In het huidige stelsel bewaart de Depository Trust Company (DTC) het merendeel van de Amerikaanse aandelencertificaten. Opgericht in 1973 in New York, introduceerde deze instantie een systeem waarin certificaten virtueel werden opgeslagen. Het verving het traditionele overdragen van fysieke certificaten door het vastleggen van de eigendomsoverdracht zonder het verplaatsen van het fysieke document. De DTC blijft een centraal knooppunt voor effectentransacties en een belangrijk centrum voor bedrijfs- en gemeentelijke effecten.
De gegevens in het register van de broker moeten overeenkomen met de administratie van de bewaarinstelling. De registerafdeling verzorgt reconciliaties en lost afwijkingen op, hetzij dagelijks, wekelijks of op verzoek.
Conclusie
Een nauwkeurige aandelenadministratie is essentieel voor brokers. Het aandelenregister legt klanttransacties vast en het register onthult de werkelijke eigendom. SEC-regels 17a-3 en 17a-4 bepalen de normen voor registratie. De registerafdeling decodeert transacties en stemt af met de Depository Trust Company (DTC). Dit zorgt voor soepele reconciliatie en illustreert zorgvuldige financiële zorgplicht.