Sommige bedrijven gebruiken een commercieel jaar om veranderingen in rekeningen bij te houden. Dit is een periode van 360 dagen, bestaande uit 12 maanden van elk 30 dagen. Om het vergelijken van verkoop, kosten en andere gegevens te vergemakkelijken, wordt het aantal dagen in iedere kalendermaand aangepast voor verschillen. Het commerciële jaar van een bedrijf hoeft niet per se overeen te komen met de begin- en einddata van het kalenderjaar. Het kan worden aangepast om beter aan de behoeften van het bedrijf te voldoen. Dit formaat is uitsluitend bedoeld voor intern gebruik en is niet geschikt voor formeel gepubliceerde financiële jaarrekeningen die bij de Securities and Exchange Commission (SEC) worden ingediend.
Basisprincipes
Sommige bedrijven en non-profitorganisaties gebruiken een periode van 360 dagen, een zogenaamde "commercieel jaar", om veranderingen in rekeningen bij te houden. Deze periode bestaat uit 12 maanden van elk 30 dagen. Om het vergelijken van verkoop, kosten en andere gegevens te vergemakkelijken, wordt het aantal dagen in elke kalendermaand aangepast om eventuele verschillen te compenseren.
De voordelen van een commercieel jaarmodel
Bij het volgen van de bedrijfsvoering gedurende het jaar lopen bedrijven vaak tegen uitdagingen aan door variaties in het aantal dagen per maand. Het vergelijken van een maand met 31 dagen met een maand van 28 dagen kan problematisch zijn en nauwkeurige analyses belemmeren.
Om dit probleem te omzeilen, passen veel bedrijven een commercieel jaarmodel toe. In dit format wordt elke maand gestandaardiseerd tot 30 dagen. Dit vereenvoudigt het vergelijken van maandelijkse prestaties, vergemakkelijkt het bijhouden van kosten, maakt het projecteren van toekomstige cijfers mogelijk en verbetert het voorraadbeheer door opgeslagen eindproducten of productiematerialen te beoordelen.
Het is belangrijk op te merken dat het commercieel jaarformaat voornamelijk voor intern gebruik is en niet wordt erkend in formeel gepubliceerde financiële jaarrekeningen die bij de Securities and Exchange Commission (SEC) worden ingediend.
Hoewel alternatieve benaderingen, zoals analyse in wekelijkse of dagelijkse stappen, mogelijk zijn om voor dagverschillen te corrigeren, heeft de periode van 30 dagen de voorkeur vanwege het vermogen om korte termijn schommelingen te egaliseren. Bovendien biedt het commercieel jaar flexibiliteit om op elk moment te beginnen en te eindigen, waardoor bedrijven het kunnen afstemmen op hun behoeften.
Voorbeeld van een commercieel jaar
In de detailhandel wordt commerciële jaarboekhouding veel toegepast om duidelijker inzicht te krijgen in de maandelijkse opbrengsten van winkels. Het conventionele kalenderjaar kan de werkelijke prestaties van winkels verhullen door variaties in het aantal dagen.
Denk aan dit scenario: de omzet in januari kan hoger lijken dan in februari, puur omdat januari meer dagen heeft. Om de omvang van veranderingen in de omzet nauwkeurig te beoordelen, geven managers er de voorkeur aan prestaties over perioden van 30 dagen te evalueren.
Bovendien kunnen managers door 30-daagse kosten tussen januari en februari te vergelijken knelpunten identificeren en werken aan het verbeteren van de winstgevendheid. Commercieel jaarboekhouden blijkt een waardevol hulpmiddel bij het bereiken van deze doelen.
Commercieel jaar versus boekjaar
Formele financiële jaarrekeningen, zoals Form 10-K en Form 10-Q die bij de Securities and Exchange Commission (SEC) worden ingediend, accepteren geen gebruik van een commercieel jaar. In plaats daarvan baseren bedrijven hun financiële overzichten op hun boekjaar (FY).
Een boekjaar weerspiegelt het kalenderjaar qua totaal aantal dagen, 365 of 366, maar volgt geen standaardmaanden qua lengte. Hoewel de meeste bedrijven kiezen voor een boekjaar dat overeenkomt met het kalenderjaar (1 januari tot 31 december), is er enige flexibiliteit om alternatieve data te kiezen die beter bij specifieke bedrijfsbehoeften passen.
Deze flexibiliteit stelt non-profitorganisaties (NPO's) in staat hun boekjaar af te stemmen op de timing van toekenningen. Tegelijkertijd kunnen detailhandelaars hun jaarresultaten presenteren na het drukke kerst- en nieuwjaarsseizoen. Individuele bedrijfsvereisten en bedrijfstypen beïnvloeden de keuze voor een boekjaar buiten de traditionele kalenderperiode.
Conclusie
Een commercieel jaar biedt bedrijven een gestandaardiseerd kader om veranderingen in rekeningen bij te houden. Met 12 maanden van elk 30 dagen vereenvoudigt het vergelijkingen en faciliteert het de analyse van verkoop, kosten en andere gegevens. Het wordt echter niet geaccepteerd in formele financiële jaarrekeningen die bij de SEC worden ingediend. In plaats daarvan vertrouwen bedrijven op een boekjaar dat aansluit bij hun behoeften en bedrijfstype. Deze flexibiliteit stelt non-profitorganisaties in staat zich te synchroniseren met toekenningen en detailhandelaars om resultaten na het feestseizoen te presenteren. Het boekjaar zorgt voor naleving en houdt tegelijkertijd rekening met individuele vereisten.