Finans Şirketlerinin Back Office'ini Anlamak
Bir finans şirketinin arka ofisi (back office), takaslar, kayıt tutma ve BT hizmetleri gibi görevleri yürüten destek personelinden oluşur. Terim, müşteriyle etkileşime giren rollerin önde ve muhasebe gibi müşteriyle doğrudan etkileşmeyen rollerin arkada bulunduğu erken ofis düzenlerinden ortaya çıkmıştır.
Temel Bilgiler
Şirketin arka ofisi, müşterilerle doğrudan etkileşimde bulunmayan idari ve destek personelinden oluşur. Takaslar, kayıtların tutulması, uyum, muhasebe ve BT gibi işleri yürütür. Bir finans firmasının üç bölümü vardır: ön ofis (satış, pazarlama, müşteri desteği), orta ofis (risk yönetimi) ve arka ofis (idari ve destek işlevleri).
Arka ofis, bir şirketin operasyonel omurgasını oluşturur ve tüm işlevleri kapsar. Göze çarpmayan varlıklarına rağmen, arka ofis personeli hayati görevleri icra eder. Genellikle "Operasyonlar" olarak sınıflandırılan bu roller, ön ofis personelinin müşteriyle etkileşimde bulunmasını mümkün kılar.
Arka ofis herhangi bir firmanın ayrılmaz bir parçasıdır ve doğrudan gelir getirmeyen rolleri tanımlamak için de kullanılır. Terimin kökeni, erken dönem şirketlerin müşterilerle etkileşime giren çalışanları önde, muhasebe gibi etkileşmeyen çalışanları arkada konumlandırmasına dayanır.
Bugünün Arka Ofis Rolleri
Günümüzde çoğu arka ofis rolü, maliyetleri yönetmek için şirket merkezinin dışında konumlandırılır; genellikle daha düşük giderleri ve yeterli iş gücünü olan şehirlere yönelirler. Maliyet azaltma stratejileri ayrıca hizmet alımı (outsourcing) veya offshoring'i içerir; teknoloji uzaktan çalışmayı mümkün kılarak kira maliyetlerini düşürür ve bölgesel yeteneklere erişimle verimliliği artırır. Bazı şirketler uzaktan çalışmayı teşvik eder; örneğin bir finans firması evden çalışan CPA'lara aylık $500 konut desteği verebilir, bu da ofis alanı için aylık $1,000 maliyetle kıyaslandığında yılda $6,000 tasarruf sağlar. Ancak uzaktan çalışmaya geçiş, merkezdeki ön ofis rollerinden uzaktan çalışmaya geçenler için daha düşük maaşlar anlamına gelebilir.
Ön Ofis ile İşbirliği
Ön ofis, yeni müşteriler çekmek ve mevcut müşterilere hizmet vermek dahil olmak üzere müşteri etkileşimlerini yönetmekten sorumludur. Buna karşılık arka ofis, doğrudan müşteriyle etkileşimde bulunmadan ön ofis işlemlerini destekler. Temelde arka ofisin "müşterisi" ön ofisin kendisidir.
Arka ofis personeli doğrudan müşterilerle iletişim kurmasa da ön ofis ekipleriyle aktif olarak işbirliği yapar. Örneğin, bir üretim ekipmanı satış elemanı doğru stok ve fiyat bilgisi için arka ofis personelinden bilgi isteyebilir. Gayrimenkul pazarlama uzmanları sıklıkla çekici pazarlama materyalleri oluşturmak için satış temsilcileriyle çalışır. BT uzmanları ise sistemlerin sorunsuz çalışmasını sağlamak için düzenli olarak tüm bölümlerle etkileşimde bulunur.
Hedef üniversite dışındaki birçok işletme öğrencisi arka ofis rollerini deneyim kazanmak ve ön ofise geçiş yapmak için bir yol olarak görür. Ancak arka ofis çalışmaları ön ofis sorumluluklarından önemli ölçüde farklıdır ve kurumsal kredi risk rolleri dışında bu tür geçişler için gerekli deneyimi sağlamayabilir; bu durum firmalar arasında değişir.
Sonuç
Arka ofis, müşteri işlemlerinden bankanın işlem faaliyetlerine kadar çeşitli görevleri yürüterek ön ofisi destekler. İşlemleri onaylar ve takas, mutabakat, kayıtlar, uyum, muhasebe ve BT ile ilgilenir. Ön ofis arka ofise dayanır ve işbirlikleri hayati öneme sahiptir. Perdenin arkasında arka ofis, ön büro görevleri için kritik bir rol oynar. Maliyet tasarrufu amacıyla birçok finans kuruluşu arka ofis ekiplerini uzaktan çalışmaya kaydırmaktadır. Teknolojinin uzaktan çalışmayı mümkün kılmasıyla şirketler bölgesel yeteneklere erişebilir ve kira maliyetlerini düşürebilir.